Общие положения
Приход товара - один из ключевых процессов(документов) в цепочке управления материальным потоком.
Работа с процессом начинается с получения торговой точкой товара, то есть с появления печатного документа-накладной (чека). Далее следуйте следующему алгоритму:
Приход товара - один из ключевых процессов(документов) в цепочке управления материальным потоком.
Работа с процессом начинается с получения торговой точкой товара, то есть с появления печатного документа-накладной (чека). Далее следуйте следующему алгоритму:
Работа со списком начинается с выбора интересующего периода и подразделения.
Чтоб найти нужный документ, созданные на основании Заказа поставщику или Заявки на ДС, необходимо воспользоваться стандартным фильтром.
Для быстрого отбора документов, которые требуют наибольшего внимания,
у УТТ доступны несколько предустановленных фильтров.
у УТТ доступны несколько предустановленных фильтров.
Как создать новый документ?
Для создания нового документа нажимаем на кнопку Add.
1. Заполняем основные реквизиты документа (обязательные поля выделены красным)
2. Проверяем список номенклатуры и при необходимости актуализируем его в соответствии с печатной формой накладной (добавляем или удаляем позиции).
ОЧЕНЬ ВАЖНО!
Цены (с НДС и без НДС), количество и порядок позиций должны четко соответствовать документу-основанию.
3. Вкладываем скан(фото) накладной
4. Ждем кнопку Send для старта процесса согласования. Также есть возможность сохранить (кнопка Save) и вернуться к документу позже.
Для создания нового документа нажимаем на кнопку Add.
1. Заполняем основные реквизиты документа (обязательные поля выделены красным)
2. Проверяем список номенклатуры и при необходимости актуализируем его в соответствии с печатной формой накладной (добавляем или удаляем позиции).
ОЧЕНЬ ВАЖНО!
Цены (с НДС и без НДС), количество и порядок позиций должны четко соответствовать документу-основанию.
3. Вкладываем скан(фото) накладной
4. Ждем кнопку Send для старта процесса согласования. Также есть возможность сохранить (кнопка Save) и вернуться к документу позже.
Описание полей формы:
Если при заполнении документа вы не находите нужной вам номенклатуры, контрагента или договор поставки, скорее всего, они отсутствуют в справочниках учетной системы. Их добавлением занимаются специалисты службы закупок. Чтоб инициировать этот процесс, необходимо выбрать Добавить элемент справочника (Add Catalog Item) заполнить комментарий и нажать Send.
- Invoice Number - внутренний номер документа (заполняется автоматически)
- Invoice Datе - внутренняя дата документа , дата проведения в Джетти (заполняется автоматически, можно изменить)
- Status - статус (отражает состояние БП)
- Incoming doc number - номер документа поставщика (обязательно к заполнению)
- Incoming doc date - дата документа поставщика (обязательно к заполнению)
- Tax - ставка налога (обязательно к заполнению)
- Storehouse - склад приемки товара (склад ТТ)
- Company - организация (в общем лучае соответствует организации торговой точки)
- Counterpaty - контрагент, поставщик товара (обязательно к заполнению)
- Contract - договор с поставщиком (обязательно к заполнению)
- Remarks - комментарий к документу
Если при заполнении документа вы не находите нужной вам номенклатуры, контрагента или договор поставки, скорее всего, они отсутствуют в справочниках учетной системы. Их добавлением занимаются специалисты службы закупок. Чтоб инициировать этот процесс, необходимо выбрать Добавить элемент справочника (Add Catalog Item) заполнить комментарий и нажать Send.
Как узнать статус и найти Исполнителя?
В общем списке документов доступен поиск по:
В общем списке документов доступен поиск по:
- Invoice - номеру прихода;
- Counterparty - названию Поставщика;
- In doc number - номеру входящего документа;
- Amount - сумме;
- Company - Организации.
Чтоб увидеть подробную информацию о процессе согласования документа, необходимо найти его в списке и кликнуть на ссылку с названием статуса. Откроется карточка "Процесс на ладони", в которой можно найти список Исполнителей и время ее создания. Задачу может выполнить любой из них!
Если вы не наши себя в списке процессов, но считаете, что можете выполнить задачу, вам необходимо обратиться к любому из Исполнителей и попросить сделать Redirect или Share.
Полезная информация:
В открытом документе, нажимая на его номер(Invoice number), вы откроете его в отдельной вкладке. Это позволит поделиться документом с командой, руководителем, технической поддержкой и т.д.
Как подтвердить приход (выполнить задачу)?
Если ранее был создан Заказ на поставку или Заявка на ДС, то задача приходования товара будет сформирована автоматически на всех АТТ и УТТ данного ресторана. Основные отличия от формы создания нового прихода:
Таким образом, если вы видите кнопку Submit, то являетесь Исполнителем задачи и вам необходимо:
Если приход не может быть полностью внесен, так как в табличную часть нельзя добавить какую-то номенклатуру, либо в справочниках отсутствует необходимый контрагент или договор, необходимо:
Что происходит с документом после старта процесса?
После того как документ оприходован на точке, его проверяет ответственный бухгалтер, после чего он попадает в Jetti. Упрощенная схема бизнес-процесса выглядит так:
Если ранее был создан Заказ на поставку или Заявка на ДС, то задача приходования товара будет сформирована автоматически на всех АТТ и УТТ данного ресторана. Основные отличия от формы создания нового прихода:
- наличие блока принятия решения
- реквизиты (шапка) документа заполнена на основании Заказа
- перечень позиций соответствует Заказу (при создании приходов на основании Заявок на ДС таблица пустая)
Таким образом, если вы видите кнопку Submit, то являетесь Исполнителем задачи и вам необходимо:
- Проверить соответствие реквизитов документа печатной форме накладной. Бывает, что Заказ был сделан на одного Поставщика, а накладная выписана на другого. в таком случае поле нужно исправить
- Внести позиции накладной строго в том порядке, с теми суммами и количеством, как напечатно в документе
- Прикрепить скан(фото) накладной на вкладке Attachments
- Выбрать действие (Action) Утвердить и нажать Submit
Если приход не может быть полностью внесен, так как в табличную часть нельзя добавить какую-то номенклатуру, либо в справочниках отсутствует необходимый контрагент или договор, необходимо:
- выбрать в шапке накладной Add Catalog Item
- в открывшемся окне, отметить категорию (Counterparty, Contract, Product) и указать необходимую информацию
- выполните задачу с решением "Добавить элемент справочника"
Что происходит с документом после старта процесса?
После того как документ оприходован на точке, его проверяет ответственный бухгалтер, после чего он попадает в Jetti. Упрощенная схема бизнес-процесса выглядит так:
FAQ
Пришла поставка и в накладной есть позиция, которой нет в задаче прихода. Что делать?
Такая ситуация возможна, когда приход в К2 сформирован автоматически на основании сделанного ранее Заказа. Для упрощения вашей работы перечень позиций прихода идентичен Заказу. Если в печатной накладной позиций больше, чем в приходе в К2, вам нужно добавить их, внести по ним цену, сумму и количество, после чего выполнить свою задачу.
Если какая-то позиция не была доставлена, то у вас есть два выхода:
Обратите внимание, что после удаления позиции, которая была в Заказе, но отсутствует в поставке, на вас выйдет еще одна задача. Если вы уверены, что поставки удаленных позиций не будет, вам необходимо выбрать действие Отклонить и выполнить задачу кнопкой Submit.
Не могу создать приход вручную - программа выдает ошибку "Чтобы оприходовать товар, найдите в списке приход от поставщика в статусе Заказ или Оплачен". Как исправить?
Такое предупреждение появляется в том случае, если вы хотите создать документ по Поставщику, по которому есть не оприходованные документы прошлых поставок. Воспользуйтесь фильтром в списке по названию Поставщика, выполните задачу приходования, после чего можно будет создать новый документ.
Пришла поставка и в накладной есть позиция, которой нет в задаче прихода. Что делать?
Такая ситуация возможна, когда приход в К2 сформирован автоматически на основании сделанного ранее Заказа. Для упрощения вашей работы перечень позиций прихода идентичен Заказу. Если в печатной накладной позиций больше, чем в приходе в К2, вам нужно добавить их, внести по ним цену, сумму и количество, после чего выполнить свою задачу.
Если какая-то позиция не была доставлена, то у вас есть два выхода:
- удалить позицию из документа и выполнить задачу
- указать для позиции количество равное ноль и выполнить задачу
Обратите внимание, что после удаления позиции, которая была в Заказе, но отсутствует в поставке, на вас выйдет еще одна задача. Если вы уверены, что поставки удаленных позиций не будет, вам необходимо выбрать действие Отклонить и выполнить задачу кнопкой Submit.
Не могу создать приход вручную - программа выдает ошибку "Чтобы оприходовать товар, найдите в списке приход от поставщика в статусе Заказ или Оплачен". Как исправить?
Такое предупреждение появляется в том случае, если вы хотите создать документ по Поставщику, по которому есть не оприходованные документы прошлых поставок. Воспользуйтесь фильтром в списке по названию Поставщика, выполните задачу приходования, после чего можно будет создать новый документ.
